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Incidência de INSS, FGTS e IRRF na Folha de Pagamento

A contabilidade se presta, entre outras funções, a controles patrimoniais. Como gerador de obrigações, a folha de pagamento é uma das “dores de cabeça” do empresário, pois seu montante costuma ser elevado em relação ao faturamento. Também exige atenção, porque gera múltiplas obrigações específicas, como retenções (INSS, IRF e contribuições sindicais) e encargos (INSS-Patronal, FGTS, Férias, 13º Salário).

As incidências e bases de cálculo são dúvidas recorrentes dos profissionais ligados à elaboração da folha de pagamento. É preciso estar atualizado e ter um sistema confiável para que as retenções e guias sejam geradas corretamente, evitando possíveis autuações e litígios trabalhistas/previdenciários/tributários.

Além do salário base, os empregados recebem diversas outras vantagens que integram a remuneração como horas extrasadicional noturnoadicional de periculosidade, insalubridade, comissões, percentagens, gratificações, diárias para viagem entre outras.

Identificar corretamente quais destas verbas trabalhistas compõe a base de cálculo do INSS –  Previdência Social – INSS, do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS e do Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF é fundamental.

Após as parametrizações do sistema gerador da folha, a contabilidade precisa conciliar as retenções havidas (totalizadores) com as guias geradas (valores a recolher). Isto porque o que pode ocorrer é a existência de erros, como, por exemplo, falta de apropriação do pró-labore (diretores e sócios), inconsistências no próprio sistema, emissão de guias com valores avulsos (totalizados, por exemplo, por uma planilha excel onde são digitados valores invertidos ou incorretos das bases de cálculo e retenções).

Recomenda-se uma auditoria contábil periódica, tanto nas informações oriundas no sistema da folha, como nas guias geradas, visando identificar irregularidades, especialmente nas retenções obrigatórias e encargos legais gerados.

Veja também, no Guia Trabalhista Online:

Quadro de Incidências Tributárias – Verbas Trabalhistas

Cálculos da Folha de Pagamento

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Suporte a Programas de Computador Não Sofrem Retenção de INSS

Inexiste a incidência da retenção de contribuição previdenciária de 11% (onze por cento) sobre o valor bruto da nota fiscal, fatura ou recibo da prestação de serviços de suporte técnico em programas e sistemas de computador (“softwares”).

Quanto aos serviços de suporte técnico em programas e sistemas de computador (“softwares”), não há o destaque de onze por cento das contribuições previdenciárias nas notas fiscais, por conseguinte, não há que ser feito também a retenção dessas contribuições por parte da contratante.

Base: Solução de Consulta Disit/SRRF 3.010/2017

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Momento de Retenção do IRF-Folha

Como regra geral, o imposto de renda devido na fonte sobre rendimentos de pessoas físicas sujeitas à tabela progressiva deve ser retido, pela fonte pagadora, por ocasião do pagamento do rendimento, observando-se que (artigos 38, parágrafo único, e 620, §§ 1º e 2º, do RIR/99):

1) considera-se pagamento a entrega de recursos pela fonte pagadora, inclusive mediante depósito do rendimento em instituição financeira em favor do beneficiário;

2) quando houver mais de um pagamento, no mês, a um mesmo beneficiário, a fonte pagadora deve proceder ao desconto do imposto por ocasião de cada pagamento, determinando a base de cálculo a partir do somatório dos rendimentos pago no mês, a qualquer título, e compensando o imposto retido por ocasião do(s) pagamento(s) efetuado(s) anteriormente, no mês.

Desta forma, conclui-se que o IRF-Folha deve ser retido por ocasião de cada pagamento, inclusive em relação aos adiantamentos efetuados.

Nota: o adiantamento de rendimentos correspondentes a determinado mês não estará sujeito à retenção, desde que os rendimentos sejam integralmente pagos no próprio mês a que se referirem, momento em que serão efetuados o cálculo e a retenção do imposto sobre o total dos rendimentos pagos no mesmo mês.

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Contador Pode Reter Documentos do Cliente?

Cliente inadimplente (que deve honorários) manifesta-se no sentido de mudar de profissional – pode o contabilista reter documentos para garantir o pagamento?

O Código de Ética do Contabilista, em seu artigo 3º, inciso XII, dispõe expressamente que “no desempenho de suas funções, é vedado ao Profissional da Contabilidade: … reter abusivamente livros, papéis ou documentos, comprovadamente confiados à sua guarda.

Desta forma, o profissional que possui créditos de honorários não pagos pelo respectivo cliente deverá:

  1. negociá-los diretamente (mediante parcelamento ou quitação em bens ou títulos) ou
  2. recorrer a justiça para poder receber os valores, não sendo lícito a retenção de documentos.

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Retenção de Dividendos – Reserva de Lucros a Realizar

No exercício em que o montante do dividendo obrigatório, calculado nos termos do estatuto ou do art. 202 da Lei das S/A, ultrapassar a parcela realizada do lucro líquido do exercício, a assembleia-geral poderá, por proposta dos órgãos da administração, destinar o excesso à constituição de reserva de lucros a realizar.

Desta forma, à opção da companhia, poderá ser constituída a reserva de lucros a realizar, mediante destinação dos lucros do exercício, cujo objetivo é evidenciar a parcela de lucros ainda não realizada financeiramente, apesar de reconhecida contabilmente, pela empresa.

Esta situação pode ocorrer em decorrência, por exemplo, de lucro em vendas a prazo cuja realização financeira ocorrerá após o término do exercício seguinte. Assim, empresas com problemas de caixa (por exemplo, alta inadimplência de clientes) têm alternativa legal para reter dividendos a serem distribuídos a seus acionistas.

Tais valores, à medida da sua realização financeira, devem ser transferidos para reservas de lucros a destinar, entrarão no cômputo para cálculo dos dividendos.

Realização do Lucro

Para fins da constituição da Reserva de Lucros a Realizar, considera-se realizada a parcela do lucro líquido do exercício que exceder da soma dos seguintes valores:

I – o resultado líquido positivo da equivalência patrimonial (art. 248 da Lei das S/A), e

II – o lucro, ganho ou rendimento em operações cujo prazo de realização financeira ocorra após o término do exercício social seguinte.

A partir de 01.01.2008, por força da Lei 11.638/2007, pode constituir a Reserva de Lucros a Realizar o lucro, rendimento ou ganho líquidos em operações ou contabilização de ativo e passivo pelo valor de mercado, cujo prazo de realização financeira ocorra após o término do exercício social seguinte.

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Pró-Labore – Contabilização

A remuneração pró-labore corresponde ao valor pago ao administrador por seus serviços à sociedade. 

O pró-labore será debitado à conta de custos ou despesas operacionais. Será classificado como custo quando a remuneração for atribuída a dirigente de indústria e de produção dos serviços, e como despesa operacional quando a remuneração for atribuída a dirigentes ligados à administração:

D – Pró-Labore (Custo ou Despesa Operacional)

C – Pró-Labore a Pagar (Passivo Circulante)

Pela retenção do IR-Fonte: 

D – Pró-Labore a Pagar (Passivo Circulante)

C – IRF a Pagar (Passivo Circulante)

Pela retenção do INSS:

D – Pró-Labore a Pagar (Passivo Circulante)

C – INSS a Recolher (Passivo Circulante)

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