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Folha de Pagamentos – Contabilização

Na folha de pagamento (também denominada por alguns de “folha de salários”), além das verbas salariais típicas dos funcionários, constam também outras remunerações, tais como: férias, 13º salário, aviso prévio, DSR, prêmios, abonos, etc.

Na folha devem constar os descontos como INSS, IRRF, Contribuição Sindical, custeio do vale transporte e das refeições, além de vales e convênios (como farmácias, supermercados e planos de saúde).

Normalmente os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte ao de referência, exceto os casos em que os acordos ou convenções coletivas estabelecem prazos menores.

Porém a contabilização da folha de pagamento deve ser efetuada observando-se o regime de competência, ou seja, as remunerações devidas (e respectivos descontos) devem ser contabilizadas no mês a que se referem, ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês seguinte.

Da mesma forma, as provisões para férias e 13º salário devem ser contabilizadas para evidenciar as despesas e custos incorridos no período.

Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos, classificam-se como despesas operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comercial e administrativa, e como custo de produção ou de serviços, quando referentes a funcionários dos setores de produção e os alocados na execução de serviços objeto da empresa.

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Entenda os Encargos sobre o 13º Salário

Conforme dispõe a Lei 4.090/62 e o Decreto 57.155/65, a gratificação natalina, mais conhecida como 13º salário, é um direito de todos os empregados (urbanos, rurais e domésticos).

Contabilmente, devem ser registrados referidos direitos do empregado, acrescido dos encargos trabalhistas e sociais pertinentes. Esta contabilização é a débito de custo ou despesa operacional, e a crédito de conta passiva (provisão para 13º salário), sempre no regime de competência.

As obrigações sobre o 13º salário pago pelo empregador ocorrem tanto na primeira parcela quanto na segunda, sendo:

1ª parcela: O empregador é obrigado a calcular e recolher 8% de FGTS sobre o valor pago como adiantamento. Como a legislação prevê, o recolhimento do FGTS deve ser feito tanto no adiantamento por ocasião das férias quanto pelo prazo máximo previsto (30 de novembro).

2ª parcela: Há encargo de 8% de FGTS sobre o valor pago como segunda parcela (valor integral), descontando deste, o valor do FGTS já recolhido sobre a primeira.

O empregador deverá ainda calcular e recolher os encargos relativos às contribuições previdenciárias (parte da empresa) incidentes sobre o valor integral da 2ª parcela, juntamente com o valor descontado do empregado (também sobre a parcela integral).

O salário-maternidade pago pela empresa referente a parcela do 13º salário correspondente ao período da licença, poderá ser deduzido quando do pagamento das contribuições sociais previdenciárias, exceto das destinadas a outras entidades e fundos. 

O valor descontado de IRRF de cada empregado deverá ser recolhido no prazo estabelecido pela legislação.

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Redução dos Encargos do REFIS – Quando Registrar este Benefício?

Por Júlio César Zanluca – contabilista e coordenador do site Portal de Contabilidade.

As empresas e organizações que que aderiram aos parcelamentos de débitos tributários federais – REFIS/2013 e 2014, receberam benefícios de redução de multa, juros e encargo legal, conforme previsto no artigo 17 da Lei 12.865/2013.

De acordo com o Código Tributário Nacional, artigo 151, inciso VI, o parcelamento é causa de suspensão da exigibilidade do crédito tributário. Será concedido na forma e condições estabelecidas em lei específica (artigo 155-A do CTN). Portanto, não se trata de uma liquidação do débito e sim uma moratória.

No processo de solicitação de parcelamento, inicialmente, se faz necessária a consolidação dos valores devidos, onde são apurados os valores principais da dívida com os respectivos acréscimos moratórios até a concessão do parcelamento. Este valor é o “valor consolidado da dívida”. Em seguida, apura-se (se houver) a redução prevista por lei – este montante seria o “valor de futura redução do débito”.

Meu entendimento é que esta redução, por estar condicionada ao pagamento, não deve ser registrada à conta de resultado de imediato, e sim, à medida de cada pagamento, proporcionalmente ao mesmo.

Desta forma, uma empresa que parcelou um débito consolidado R$ 1 milhão, cuja valor de futura redução do débito seja de R$ 200 mil, terá, proporcionalmente, um abatimento de 20% (R$ 200.000 divididos por R$ 1.000.000), que deverá ser registrada à medida do pagamento das parcelas previstas.

Então, se no mês a empresa pagou R$ 10.000 (1% do débito consolidado: R$ 10.000 divididos por R$ 1.000.000), teremos a apropriação de R$ 2.000 de redução da dívida tributária à conta de resultado (R$ 200.000 de redução x 1%):

D – Débitos Consolidados – REFIS – Lei 11.941/2009 (conta de Obrigações Tributárias)

C – Redução de Encargos – Lei 11.941/2009 (conta de Resultado)

R$ 2.000

Se aplicássemos a redução de R$ 200.000 de imediato, teríamos uma possibilidade de eventos futuros (inadimplência do pagamento das parcelas do débito consolidado) gerar um passivo que não está adequadamente contabilizado, ferindo o princípio da prudência contábil.

Observe-se também que a forma de contabilização proposta é evitar a distribuição indevida de lucros ou dividendos.

Nota: para fins fiscais, não será computada na apuração da base de cálculo do Imposto de Renda, da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, da Contribuição para o PIS/PASEP e da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social –COFINS a parcela equivalente à redução do valor das multas, juros e encargo legal em decorrência do disposto nos arts. 1°, 2° e 3° da Lei que originou o REFIS (Lei 11.941/2009).

Você Sabe como Otimizar a Mão de Obra dos Colaboradores?

Obter maior rendimento da mão de obra é possível, mas demanda contas e comparações. Verifique quais são os clientes que exigem mais tempo e descubra os reais motivos para que isto aconteça.

tags: balanceamento, custo, hora, honorário, Pnec, ociosidade, tempo

Nas empresas prestadoras de serviços, o custo com a mão de obra é geralmente aquele que mais representa em relação ao faturamento. Segundo a Pesquisa Nacional das Empresas Contábeis (PNEC), o índice é de 45,23%, sem considerar o pró-labore dos sócios.

Índice tão expressivo naturalmente exige muita atenção dos gestores, pois ações acertadas gerarão custos menores e contribuirão para facilitar a penetração da empresa no mercado ou a própria lucratividade.

Para saber como a empresa está posicionada em relação aos custos com a mão de obra primeiramente deve-se totalizar todos os custos diretos com a mão de obra dos colaboradores (salários, benefícios, encargos sociais e trabalhistas etc.) e dividir pelo faturamento bruto. Depois, comparar com as pesquisas disponíveis.

A outra conta importante a ser feita é o balanceamento da mão de obra, ou seja, conhecer as horas disponíveis que a empresa possui para vender e aquelas efetivamente vendidas. De posse destas informações é possível fazer o balanceamento e saber se há ociosidade ou excedente de horas vendidas.

Para conhecer o tempo disponível calcule as horas médias que cada colaborador consegue efetivamente produzir. Por exemplo: na empresa que possui 10 colaboradores apurou-se que cada um produz 140 horas por mês, então são 1.400 horas para vender mensalmente.

Agora só falta descobrir quantas horas a empresa efetivamente já vendeu. Para fazer esta conta de forma bastante rápida tome o faturamento mensal e divida pelo preço de venda da hora trabalhada. (Se ainda não calculou a valor da hora sugiro que acesse www.gilmarduarte.com.br/2014/02/voce-conhece-o-preco-da-hora-trabalhada.html). Imagine que a empresa prestadora de serviços de contabilidade possui faturamento mensal de R$ 70 mil com base nos contratos (honorários fixos), e que o valor da hora vendida é de R$ 60,00. Então divida R$ 70.000,00 por R$ 60,00 e encontrará 1.167, que é o número de horas vendidas.

Ao deduzir as horas vendidas (1.167) das horas disponíveis (1.400) encontra-se a diferença de 233 horas, ou seja, 17%. Estas 233 horas podem ter as seguintes interpretações:

  • Ociosidade – há tempo disponível que poderá ser ocupado com a contratação de novos clientes;
  • Serviços acessórios – há tempo disponível, mas o mesmo é ocupado com serviços acessórios aos próprios clientes, tais como constituição e alteração de sociedades, elaboração de contratos, consultoria etc. Estes serviços são faturados aos clientes e normalmente o valor da hora é maior.
  • Ocupação desordenada do tempo – as tarefas são mal planejadas e acompanhadas, exigindo muito mais tempo para ser desenvolvidas.
  • Tempo excessivo – alguns clientes exigem muito tempo para executar todas as tarefas contratadas, o que sugere a renegociação do honorário (vender mais horas).

A partir do balanceamento deve-se buscar a redução máxima do tempo aplicado para executar cada tarefa, obtendo assim maior lucratividade ou preços mais competitivos.

Atenção: O autor aceita sugestões para aprimorar o artigo, desde que as modificações sejam previamente submetidas e aprovadas.

(Artigo enviado por e-mail pelo autor em 21.09.2014)

Gilmar Duarte da Silva é contador, diretor do Grupo Dygran, palestrante, autor do livro “Honorários Contábeis” e membro da Copsec do Sescap/PR.

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