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Guarda de Documentos Contábeis e Fiscais

O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

Existem, basicamente, três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal, quais sejam:

a) O artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.

b) O artigo 37, da Lei 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

c) O artigo 4do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.

No âmbito fiscal, tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.

Para acessar uma tabela prática, contendo os principais documentos e prazos de guarda estabelecidos na legislação, acesse o tópico Guarda de Documentos – Tabela Prática, no Guia Tributário Online.

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“Tabelamento” dos Honorários Contábeis!

por Gilmar Duarte

Para refletir: trata-se de visão do tabelamento de honorários contábeis diferenciada ou distorcida?

A expressão TABELAMENTO DE PREÇO remete ao controle governamental dos preços ocorrido entre meados da década de 1980 até os anos iniciais da década seguinte.

Os “veteranos” lembram-se da atuação dos “fiscais do Sarney”, aqueles que ajudavam a denunciar quem se atrevesse a aumentar os preços definidos na “Tabela da Sunab”. No entanto, a falta de coerência do governo levou a prática ao descrédito.

O artigo 170 da Constituição de Federal do Brasil, promulgada em 1988, trata da valorização do trabalho como forma pela qual a nação rumaria ao desenvolvimento. Diz o texto: “A ordem econômica, fundada na valorização do trabalho humano […]”

A livre concorrência propagada nos quatro cantos do planeta e citada como um dos princípios da ordem econômica no mesmo artigo 170 da Constituição Federal deve ser trabalhada em conjunto com a valorização do trabalho, caso contrário terá o foco limitado no preço, e aí sabemos como termina: a qualidade cai por terra para sustentar o baixo preço.

No meio empresarial contábil, os honorários inexpressivos, balizamento para manter ou conquistar clientes, empurram para serviços não realizados ou parcialmente executados, despencando a valorização da classe.

Ao navegar nos mais diversos sites de sindicatos encontram-se propostas de tabelamento de honorários contábeis com nomes diversificados: tabela referencial, planilha orientativa, proposta de preços etc.

Intimidados – e com razão – pela possibilidade de ser enquadrados como cartéis e penalizados pelo Conselho Administrativo de Defesa Econômica (Cade), estes sindicados redigem no prólogo tratar-se de sugestões, cabendo ao contador definir os preços de acordo com seus custos.

No entanto, nas reuniões ou conversas entre empresários contábeis fica estampado que a “sugestão” é o preço mínimo que deveria estabelecer e não os vis praticados pela concorrência. Pensam: o Conselho Regional de Contabilidade (CRC) deveria ditar os preços mínimos e banir aqueles que não os acatassem.

A qualidade do serviço – expectativa do Governo, do CRC, do cliente e também a nossa – será realidade somente com a conscientização de quem a deseja – Governo e cliente – e quem pode interceder por ela é o CRC e a classe empresarial, encabeçada pelos sindicatos patronais. Mas o tema “tabelamento” visivelmente tornou-se tabu, entranhado pelo medo do que poderá acontecer.

O estabelecimento dos preços por categoria (classe, excelência, habilidade ou espécie) é possível de concretizar sem que seja caracterizado cartel e sem prejudicar a livre concorrência.

O absurdo cometido pelos “fiscais do Sarney” em denunciar e até fechar estabelecimentos no governo José Sarney era normal e aceitável (absurdo!). Nos dias atuais, esta mesma incoerência fica evidente com os adeptos unicamente da LIVRE CONCORRÊNCIA em detrimento da VALORIZAÇÃO DO TRABALHO HUMANO.

É perfeitamente viável criar e praticar uma política de VALORIZAÇÃO DO TRABALHO, apreciação dos serviços provindos dos profissionais que desejam ofertar muito mais do que simplesmente preços ordinários e ilusórios.

A tabela orientativa, sugestiva ou referencial é exatamente a proposta aguardada pela classe empresarial contábil, mas não da forma como está sendo propagada, pois a cada dez projetos de “tabelamento” pesquisada na Internet fica estampada a incongruência e diante de tanta desigualdade o prestador de serviço fica incrédulo.

Gilmar Duarte é contador, diretor do Grupo Dygran, palestrante, autor dos livros “Honorários Contábeis” e “Como Ganhar Dinheiro na Prestação de Serviços” e empresário do ramo contábil.

Recomendamos a leitura das seguintes obras:

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Margem de Lucro nos Serviços Contábeis

 

por Gilmar Duarte

Lucro na comercialização de uma mercadoria ou serviço prestado é o fim esperado por qualquer empresário. Portanto, conhecê-lo e buscar a meta faz parte, ao menos, da análise mensal. Você conhece o lucro do seu empreendimento?

O empregado trabalha para auferir o melhor salário possível para fazer frente aos seus compromissos e espera que tal remuneração ainda possibilite investimentos para trazer mais conforto e segurança em todo o percurso da vida. Esta economia, além de protegê-lo nas “épocas das vagas magras”, também poderá dar-lhe maior proteção quando chegar à aposentadoria.

A mesma linha de raciocínio deve acontecer na atividade empresarial, ou seja, o preço definido para a venda dos serviços e/ou mercadorias precisa ser cautelosamente calculado a fim de que seja possível vendê-los, fazendo frente à concorrência, e ao final restar lucro.

Este lucro deve ser suficiente para remunerar os investidores (sócios), custear os novos investimentos necessários à manutenção da atividade e, mais que isto, permitir a constante atualização para que o tempo não a elimine do mercado.

Quando acontece o prejuízo não é somente dos sócios, mas dos colaboradores que perdem seus postos de trabalho, dos fornecedores que, muitas vezes, amargam prejuízos pelo não recebimento, o que traz transtornos para o negócio e, inclusive, para os seus empregados. Para o governo, que deixa de arrecadar tributos. Enfim, toda a sociedade perde.

Desejo reforçar que o lucro esperado nos negócios não é coisa do “demônio”, ou seja, contra os princípios da justiça e da liberdade democrática. Ao contrário, ele é necessário para que toda a sociedade ganhe, cresça e estimule a abertura de novas oportunidades de trabalho, a geração de tributos para investir na própria sociedade e o desfrute de uma vida mais digna.

O empresário que lucra é uma pessoa animada e desejosa de reinvestir o lucro em novos negócios. Talvez você diga que o reinvestimento sirva apenas para o acúmulo de mais lucro. Qual é o mal nisso? Você prefere o empresário que se contenta com um mísero lucro que não lhe permite fazer nada além de sobreviver?

Naturalmente em tudo há limite, que surge com a concorrência e a fiscalização, pois sempre há os “espertinhos” que buscam se utilizar de subterfúgios antiéticos para maximizar exponencialmente os lucros.

Após esta pequena exposição para justificar a necessidade do lucro, pergunto: sabemos qual é o lucro ideal para a atividade que exercemos? O lucro é diferente para cada ramo de atividade, o que não significa que está errado.

A título de exemplo, veja o lucro líquido dos supermercados, de aproximadamente 3% do faturamento. No primeiro momento podemos entender que é uma margem final muito baixa, intuindo que não vale a pena atuar nesta atividade. Ao aprofundar a análise observa-se que o giro do estoque é elevadíssimo (algumas giram diariamente). Neste caso a opinião muda, pois uma pequena margem sobre o mesmo capital que circula de cinco a 10 vezes num só mês é recompensadora.

De modo geral, a lucratividade na indústria e comércio deve ficar entre 7% a 12% do faturamento bruto.

Observem que refiro-me ao lucro líquido e não ao mark-up, que é muitas vezes um “número mágico” aplicado sobre o custo de aquisição ou produção para definir o preço de venda.

Quanto maior o faturamento e o giro da mercadoria, o lucro líquido tende a ser menos para ofertar preços mais baixos, e nisto não há nada de mal, pois o que importa é o montante financeiro ao final do fechamento do balanço.

Claro que ao final desta exposição escreverei sobe a média de lucratividade esperada para as empresas de serviços e mais precisamente para a atividade de “escritório de contabilidade”.

Tenho andado pelo Brasil todo ministrando palestras sobre a precificação dos serviços contábeis e, como não poderia deixar de ser, converso com inúmeros empresários contábeis que conseguem excelentes lucratividades, bem como com outros que tem maiores dificuldades de atingir os mesmos resultados.

Enfatizo ainda que antes de apurar o lucro líquido deve ser subtraído o pró-labore dos sócios que atuam (aos somente investidores cabe apenas o lucro) e este honorário deve ser um salário justo e não exagerado. Portanto, os sócios terão duas remunerações: o pró-labore e o lucro distribuído.

Em 2014, a Pesquisa Nacional das Empresas Contábeis (PNEC), por mim efetuada, apurou que o lucro líquido médio da atividade empresarial contábil é de 26% (para conhecer toda a pesquisa acesse goo.gl/AVRTXB).

A pesquisa demonstrou exatamente o que é esperado pelos empresários, ou seja, de 20% a 30% de lucro líquido sobre o faturamento. Alguns podem se perguntar se esta margem é justa, pois comparada à atividade industrial e comercial, cujo percentual varia entre 7% e 12%, ela é muito alta.

Lembro que o faturamento na atividade contábil normalmente é apenas a mão de obra, diferente do comércio, onde a margem incide sobre o custo de aquisição (compra) sem ter nada feito.

Lembro que o mais importante não é o percentual de lucro, mas o montante financeiro que irá restar após o pagamento de todas as obrigações.

 Iniciei este artigo e também o finalizo com algumas reflexões: você apura mensalmente o lucro líquido da sua empresa? Ele está dentro da média do mercado? E o lucro por cliente, você também conhece? Esta análise constante é fundamental para a sobrevivência segura do seu negócio.

Gilmar Duarte é contador, diretor do Grupo Dygran, palestrante, autor dos livros “Honorários Contábeis” e “Como Ganhar Dinheiro na Prestação de Serviços” e membro da Copsec do Sescap/PR.

Com esta obra o pequeno e médio empresário terá condições de compreender a importância da precificação correta para a sobrevivência de qualquer organização e comprovará que a mesma é menos complexa do que parece, sentindo-se motivado a implantá-la na sua empresa prestadora de serviços!Totalmente atualizada e com linguagem acessível!  Não desperdice seus recursos! Transforme seu negócio rentável, evitando gargalos, vazamentos financeiros e outras perdas. Técnicas e Dicas para controles eficazes na gestão de negócios, resultando em lucro empresarial!

Tópicos Contábeis Selecionados para Você

Conheça alguns tópicos contábeis elaborados pela equipe Guia Contábil:

Regime de Caixa

Contabilidade para Pequenas e Médias Empresas (PMEs)

Duplicata e Fatura 

Livro Registro dos Serviços Prestados 

Depreciação de Semoventes 

Provisão para Perda de Estoques de Livros

Provisão para Garantia de Produtos 

Provisão para Férias 

Valor Recuperável de Ativos

Aquisição de Bens para o Ativo Imobilizado Através de Financiamento

Você Calcula Custos para Seu Cliente?

por Júlio César Zanluca

Em geral, os contabilistas estão focados no atendimento das operações e cálculos fiscais, tributários, previdenciárias e trabalhistas de seus clientes, gerando uma contabilidade formal, mecânica, “burocrática”.

Todo este esforço pode (e deve) ser melhor aproveitado, por exemplo:

– cálculo da margem de lucro por produto ou linha de produtos;

– análise de planejamento tributário;

– dados para orçamento empresarial;

– índices e análises de balanço (liquidez, lucratividade, etc.)

Uma pergunta que se pode fazer ao cliente: se você reduzir o preço em “x” por cento, quando precisará aumentar vendas para ter a mesma lucratividade nominal (bruta)? Esta análise, denominada “margem de contribuição”, é facilmente detectável pelos números e dados contábeis (como vendas do produto, tributos, comissões, fretes, matéria prima e outros custos diretos de produção ou aquisição dos bens).

Qualquer gestor empresarial reconhece que há necessidade de dados (muitos dados) para nortear decisões de vendas, financiamento, investimento, expansão, lançamento de produtos e linha de produtos, tributação e reestruturações. Em geral, a maioria destes dados já estão na contabilidade, bastando adotar critérios específicos (como adequar o plano de contas para receber lançamentos de custos diretos e indiretos de forma separada) para utilizá-los.

Para evitar que o cliente insista na “redução de custos dos honorários contábeis”, que tal contrapor (já) em “maximização de dados”, “análise de custos diretos”, “projeções orçamentárias” e outras utilidades que, de longe, irão superar qualquer suposto “excesso de custo contábil”?

Júlio César Zanluca é contabilista e coordenador do site Portal de Contabilidade, autor de diversas obras de cunho empresarial e contábil, dentre as quais:

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Como Calcular o Valor do Honorário Contábil?

Por Gilmar Duarte da Silva

Os dois questionamentos mais comuns no dia a dia do contador referem-se à forma de calcular o valor do honorário e o que fazer para competir com colegas que praticam valores tão baixos.

Acredito que você também já teve ou tem esta dificuldade e que o assunto é constantemente o tema de longos bate-papos com os colegas. Há outras perguntas difíceis de serem respondidas, mas talvez esta seja de mais peso: como pode tal escritório fazer a contabilidade por apenas este valor? 

Histórias de empresários contábeis que perderam clientes para um colega que promete fazer os mesmos serviços com 50% ou mais de desconto são bastante comuns. Mas o que está acontecendo? Eu não sei calcular o valor justo, o colega está prostituindo o mercado ou os dois juntos? 

A prostituição do mercado não acontece somente com os contadores, mas em todas as atividades com grande oferta de serviços, de maneira que hoje não iremos nos ater a este tema, naturalmente de grande relevância. Apenas digo que precisamos aprender a vender o que temos de melhor, que é a qualidade dos serviços. 

O simples fato de comparar o honorário com determinadas tabelas disponíveis na internet ou com valores praticados pelos grandes escritórios não é sinônimo de garantia de preço justo. A forma como o serviço é executado pode fazer com que a sua empresa tenha alto custo de produção e consequente baixa rentabilidade, ao passo que outra empresa lucre, mesmo praticando valor um pouco menor, devido à eficiência produtiva. 

É necessário calcular os honorários primeiramente com base nos custos, depois comparar com a concorrência e enfim identificar o valor percebido pelo cliente. Comparar com a concorrência é fácil e é o que a maioria faz. Identificar o valor percebido pelo cliente é mais difícil, mas de forma bastante resumida é prestar atenção no cliente para saber quais os benefícios que ele espera do serviço e, em função disso, cobrar mais ou menos.

Nenhuma das duas formas citadas garante que o preço de venda definido irá gerar lucratividade. Então é o momento de calcular com base no custo. 

Para precificar com base nos custos é preciso saber quantas horas de suas e dos colaboradores é possível vender, encontrar os custos diretos e indiretos da mão de obra e demais gastos e então dividir pelo número de horas vendidas. Nestes custos devem ser adicionadas as despesas de comercialização (tributos, comissões, responsabilidade civil etc.) e o lucro para encontrar o preço de venda. 

De posse do preço de venda basta multiplicá-lo pelas horas investidas. Este é o honorário justo! Como conhecer o tempo investido no cliente? Adotando uma planilha eletrônica ou, ainda melhor, um software específico para facilitar o trabalho. 

Este tema é amplamente abordado no livro “Honorários Contábeis”, que o auxiliará na implantação desta simples e produtiva metodologia. 

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro “Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado” e membro da Copsec/Sescap/PR.

Guia para implementação de cálculo do preço de serviços contábeis e correlatos. Escritórios contábeis e profissionais de contabilidade têm um dilema: quanto cobrar de seus clientes? Agora chega às suas mãos um guia prático, passo-a-passo, de como fazer este cálculo de forma adequada. Com linguagem acessível, a obra facilita ao profissional contábil determinar com máxima precisão o preço de seus serviços a clientes e potenciais clientes.Clique aqui para mais informações. Como Fixar Honorários Contábeis 

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