Exigibilidade das Demonstrações Contábeis na Licitação

por Reinaldo Luiz Lunelli – contabilista, auditor, consultor de empresas, professor universitário, autor de diversos livros de matéria contábil e tributária e membro da redação dos sites Portal Tributário e Portal de Contabilidade.

Em conformidade com o artigo 31, inciso I da Lei 8.666/93 a administração pública deverá, quando da qualificação econômico financeira, verificar o balanço patrimonial e as demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa.

Assim, vale salientar que Balanço Patrimonial é a demonstração contábil destinada a evidenciar, qualitativa e quantitativamente, numa determinada data, a posição patrimonial e financeira da entidade. O principal objetivo deste demonstrativo é apresentar de forma organizada e ordenada os registros que afetaram o patrimônio da empresa, de modo a facilitar o conhecimento e a análise da real situação financeira desta.

Exigibilidade das Demonstrações Contábeis

A primeira análise que se faz é quanto à exigibilidade dos informes contábeis, em especial, do Balanço Patrimonial.

A lei exige que o Balanço seja levantado no fim de cada exercício financeiro que geralmente coincide com o fim do ano civil, 31 de dezembro. No entanto, pode ser levantado mais de uma vez por determinação de Estatuto Social, que é a forma jurídica das Sociedades Anônimas (S/A), mas isto também é pouco comum.

Em janeiro os contadores recebem toda a documentação fiscal da empresa relativa a dezembro e com isso, devem realizar a escrituração dos fatos contábeis e fazer a conciliação bancária, para então realizar os últimos ajustes e revisões para o encerramento das demonstrações contábeis.

A data limite de apresentação do Balanço Patrimonial de um exercício financeiro será sempre até 30 de abril do ano subsequente aos fatos registrados; a partir daí, os informes anteriores perdem a sua validade. Exemplificado, entendamos que o Balanço patrimonial de 2012, encerrado em 31/12/2012 precisa ser levantado até 30/04/2013 e terá validade até 30/04/2014 quando a partir desta será exigido o Balanço e as demonstrações contábeis de 2013.

No entanto, ressalva-se que, após a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) para as empresas sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real a validade do Balanço patrimonial se estendeu até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte, conforme prevê o art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787/07.

Temos assim, duas datas limites, uma para as entidades tributadas com base no lucro real e abrangidas pelo SPED e outra para as demais empresas. Apesar do SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) ter como data de validade o dia 30 de junho, fica o alerta da exigência legal.

A escrituração contábil e o levantamento do Balanço Patrimonial são obrigações que alcançam todas as entidades empresárias, independentemente de porte ou forma de constituição. Assim, mesmo para as empresas tributadas pelo regime simplificado de apuração (Simples Nacional) é possível exigir os informes contábeis e patrimoniais, como das demais entidades.

A única segregação que se faz é que, para as empresas em geral, o conjunto completo de demonstrações contábeis é muito mais abrangente que para as microempresas e empresas de pequeno porte; bastando para estas a apresentação do Balanço Patrimonial, da Demonstração do Resultado do Exercício e das Notas Explicativas, conforme regulamenta a Resolução CFC 1.418/2012.

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